Subscribe:

Sắp xếp không gian hội nghị






Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện và không gian nơi diễn ra sự kiện mà các nhà tổ chức sẽ sắp xếp bàn ghế theo các phong cách không gian khác nhau.
Có thể chia thành các kiểu sắp xếp như sau:
Kiểu Theatre (Nhà hát)


Chỗ ngồi đối diện với sân khấu, bàn hội nghị hay diễn giả và không có bàn.


Sử dụng
Sắp xếp theo kiểu nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả. Hình thức này không được khuyến cáo cho các sự kiện ăn uống hoặc có ghi chép.
Set up gợi ý
Đây là một cách set up rất linh hoạt cho mọi loại phòng họp. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.
Có thể sếp so le các hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước
Nếu bạn có không gian, có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Khoảng 2 - 3 lối đi như vậy là lý tưởng.

Ưu điểm

Tốt cho các sự kiện đông người mà không cần ghi chép (như hội thảo giới thiệu sản phẩm)

Nhược điểm
Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá đông
Không có mặt bằng để ghi chép
Tính tương tác kém.
Sắp xếp kiểu chữ U
Một loạt các bàn hội nghị được sắp xếp theo hình dạng của chữ U, với ghế xung quanh bên ngoài.

Sử dụng
Phong cách bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác.

Set up gợi ý
Khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự.
Chừa khoảng trống bên trong của chữ "U" và  người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài.
Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó,  các phần của chữ "U" trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.

Ưu điểm
Không gian làm việc tốt
Tương tác tốt giữa những người tham gia
Lý tưởng khi nghe-nhìn  hoặc thuyết trình của diễn giả

Nhược điểm
Như đã nói ở trên, sắp xếp hình chữ U không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn 25 người.


Kiểu Calssroom (lớp học)
Dãy bàn hội nghị hướng lên sân khấu - thường là có diễn giả, có không gian cho mọi người ghi chép.

Sử dụng
Kiểu sắp xếp này lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay.

Set up gợi ý
Các bàn được đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng. hướng tầm nhìn về phía người nói.
Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 -60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị
Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 - 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.

Ưu điểm
Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia
Sức chứa lớn  trong không gian ít hơn

Nhược điểm
Tương tác ít
Nếu không khéo sắp xếp, đôi khi những người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau

Kiểu Conference (Phòng họp, phòng hội nghị)

Một bàn chữ nhật hoặc hình bầu dục với ghế được sắp xếp xung quanh.

Sử dụng
Kiểu bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận.

Set up gợi ý
Nhiều đơn vị cho thuê mặt bằng có sẵn những phòng họp với bàn hội nghị nhiều hình dạng.
Nếu không có sẵn, bàn hội nghị tiêu chuẩn có thể được đặt lại với nhau để tạo thành một hình vuông, hình chữ nhật hoặc hình vuông rỗng.
Kiểu sắp xếp này phù hợp với những cuộc họp trên dưới 15 người.
Nên nhớ, nếu sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn.

Ưu điểm
Không gian làm việc tốt
Bầu không khí làm việc tốt
Tương tác cao giữa người tham gia

Nhược điểm

Không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn
Không lý tưởng cho những cuộc họp có diễn giả
Không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn.

Kiểu Hollow (Rỗng ở giữa)
Hội nghị bàn vuông sắp xếp trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống. Ghế được đặt xung quanh phía bên ngoài của bàn.

Sử dụng
Quy mô lớn hơn cuộc họp thông thường của 12-30 người, mà tại đó sự tương tác giữa các người tham dự là quan trọng và các cuộc họp khi không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày.
Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.

Kiểu Bàn tròn (tiệc set menu)
Các bàn hình tròn, mỗi bàn thường từ 6 - 10 người, thường sử dụng trong các buổi sự kiện có ăn uống. Thỉnh thoảng, có sự kiện người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả.

Sử dụng
Sắp xếp này phù hợp trong những buổi hội nghị bao gồm phục vụ tiệc.
Ưu điểm
Tốt nhất cho những buổi tiệc cần phục vụ ăn uống tận nơi cho khách
Tương tác tốt giữa những người tham gia ngồi cùng bàn.
Nhược điểm
Chiếm nhiều diện tích.
Kiểu bàn Tiếp khách  hoặc Cocktail
Bàn tiết diện nhỏ (thường là đường kính 15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế.
Sử dụng
Thường được sắp xếp khi có tiệc tea break hoặc buffet.
Ưu điểm
Ít diện tích, phong cách hiện đại, tương tác cho khách tốt.
Nhược điểm
Không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.
BREE NGUYỄN 
(nguồn http://eventchannel.vn)

1 nhận xét:

Minh Vũ nói...

mình tổ chức hội nghị khá đông khách mời và có tea break giữa giờ, vậy phải bố trí làm sao để khách mời dễ dàng dùng tiệc và giao lưu với nhau? http://www.tieckienvang.com.vn/tea-break-tiec-tra-lp88p1.html

Đăng nhận xét

Blogroll